Solo un tercio de las recomendaciones del auditor estatal se han implementado en Village of Ferrelview, lo que llevó al auditor estatal a comentar que “se puede hacer más para servir mejor a los contribuyentes”.
La auditora del estado de Missouri, Nicole Galloway, emitió esta semana un informe de seguimiento sobre Ferrelview, donde su oficina había realizado una auditoría de desempeño que concluyó en marzo.
La auditoría de marzo encontró que la aldea estaba en malas condiciones financieras y recomendó monitorear de cerca las finanzas de la aldea y reducir los gastos. La auditoría de Galloway enumeró 21 recomendaciones para la Junta Directiva de Village of Ferrelview. Solo siete de ellos han sido implementados hasta el momento.
El anuncio de Galloway de esta semana decía que, además de las siete recomendaciones implementadas por el pueblo, seis se implementaron parcialmente y cuatro estaban en progreso. Hay otras cuatro recomendaciones que no se han abordado y el pueblo “no tiene planes de hacerlo”, según el auditor estatal.
Según Galloway, "parcialmente implementado" significa que el pueblo implementó la recomendación en parte, pero no está haciendo esfuerzos para implementarla por completo.
“En progreso” significa que el pueblo tiene planes específicos para comenzar, o ha comenzado, a implementar y tiene la intención de implementar completamente la recomendación.
“No implementada” significa que el pueblo no ha implementado la recomendación y no tiene planes específicos para hacerlo.
“Implementado” significa que el pueblo ha implementado la recomendación, ya sea como se describe en el informe o de una manera que resolvió el problema subyacente.
No todo en el informe de seguimiento de Galloway fue negativo.
Por ejemplo, una de las preocupaciones descubiertas por la auditoría estatal fue que, para complementar el fondo general y equilibrar el presupuesto, el pueblo dependía de transferencias de fondos restringidos.
“La junta de síndicos ahora está monitoreando las finanzas de la aldea más de cerca, ha consolidado los puestos pagados por la ciudad para reducir los costos de nómina y ya no compensa a los síndicos”, indicó el seguimiento.
“Sin embargo, todavía se están haciendo transferencias del fondo de agua y alcantarillado al fondo general y no se mantuvo la documentación de respaldo de esas transferencias”, dice el auditor.
La auditoría también encontró calles del pueblo en malas condiciones con poco dinero gastado en reparación o mantenimiento desde 2015. El informe de seguimiento dice que no se ha desarrollado un plan de mantenimiento de calles, “aunque una hoja de cálculo que muestra las necesidades de mantenimiento necesarias para las calles del pueblo ha sido desarrollada por el secretario del pueblo. Los funcionarios están en proceso de priorizar futuras reparaciones.
Ferrelview había sido marcado por tener una supervisión insuficiente del proceso de nómina. Se ha avanzado un poco allí.
“El pueblo ahora requiere hojas de tiempo para todos los empleados. La junta aprobó un manual para empleados y hay planes para actualizar aún más las ordenanzas de compensación”, dice el auditor estatal.
El seguimiento encontró que el pueblo ha progresado con respecto a las ordenanzas y también ha progresado con respecto al cumplimiento de la ley de reuniones abiertas, conocida como la Ley Sunshine.
En la auditoría inicial, las ordenanzas del pueblo no estaban organizadas, completas o actualizadas. Las ordenanzas de las aldeas no estaban codificadas ni mantenidas de manera bien organizada.
Además, las ordenanzas relacionadas con las responsabilidades laborales de los empleados, las horas de trabajo, la compensación y otros artículos aplicables no se habían actualizado desde diciembre de 1953.
El consejo de administración se asegura de que las ordenanzas se mantengan de manera completa y bien organizada y se establece un índice de todas las ordenanzas aprobadas y rescindidas. La junta también debe establecer o actualizar, por ordenanza, la compensación de los empleados de la aldea y las tarifas por los servicios de la aldea.
En el seguimiento, se informa que la secretaria del pueblo declaró que hay varios libros de ordenanzas y localizó un índice del contenido de cada libro. Ha escaneado las diversas ordenanzas en su computadora y ha comenzado a identificar qué ordenanzas siguen vigentes y cuáles han sido derogadas, pero no ha preparado un índice actualizado.
En su reunión del 5 de octubre de 2019, la junta aprobó el Manual del empleado y planea actualizar las ordenanzas de compensación para mayor claridad y consistencia con el manual en abril de 2020 cuando los nuevos miembros de la junta presten juramento y los funcionarios de la aldea sean reelegidos.
No se han adoptado ordenanzas relacionadas con las tarifas de los servicios de las aldeas. El pueblo no cumplió con la ley estatal con respecto a las sesiones cerradas.
REUNIONES ABIERTAS En la auditoría inicial, el auditor estatal descubrió que las actas de las reuniones abiertas no siempre documentaban las razones específicas o la sección de la ley que permitía cerrar las reuniones. La mayoría de los avisos y órdenes del día de las reuniones incluían una declaración de que se llevaría a cabo una sesión cerrada, en caso de que la junta quisiera ingresar a una sesión cerrada, y la declaración generalmente incluía la misma lista de posibles temas de discusión.
Algunos temas discutidos y votados en reuniones cerradas no estaban permitidos bajo la Ley Sunshine, dice el auditor estatal.
Las actas de algunas sesiones cerradas no incluían suficientes detalles de los temas discutidos. La auditoría señaló casos en los que no se pudo determinar el tema de la reunión y las actas simplemente indicaron que no se tomaron votos.
En el informe de seguimiento, el auditor estatal dice: “La junta directiva se asegura de que las razones específicas para cerrar una reunión se documenten en las actas abiertas y se asegura de que solo los temas permitidos por la ley estatal se discutan en reuniones cerradas. Además, la junta debe asegurarse de que las actas de las reuniones cerradas incluyan los detalles necesarios para proporcionar un registro completo de los asuntos discutidos y las acciones tomadas. La oficina del auditor dice que las actas de las sesiones abiertas y cerradas ahora son significativamente más detalladas con respecto a los temas discutidos y las decisiones tomadas, y el presidente "indicó que la junta es más diligente en sus esfuerzos para garantizar que solo los temas permitidos se discutan en sesiones cerradas".
La reunión de la junta del 22 de agosto de 2019 incluyó una sesión cerrada y las actas abiertas indicaron correctamente el motivo específico para cerrar la reunión. Las actas cerradas incluyeron suficientes detalles del asunto discutido y las acciones tomadas para mostrar que la discusión se limitó a la razón por la cual se cerró la reunión.
La auditoría inicial había encontrado que las actas de las reuniones mensuales de la junta no estaban firmadas por el secretario de la aldea como preparador, ni por el presidente de la junta u otro miembro de la junta para indicar la aprobación de la junta.
El informe de seguimiento indica: “La junta de fideicomisarios mantiene actas completas y precisas de todas las reuniones y se asegura de que el preparador, así como el presidente de la junta u otro miembro de la junta firmen las actas de las reuniones después de la aprobación de la junta”.
El seguimiento del auditor dice: “Revisamos las actas de las reuniones celebradas por la junta en agosto y septiembre de 2019 y parecían completas y precisas y fueron firmadas tanto por el secretario de la aldea como preparador como por el presidente de la junta para indicar la aprobación de la junta.