Shiloh Springs, el campo de golf propiedad de los contribuyentes del condado y operado por el Departamento de Parques y Recreación del Condado de Platte, presentó dos temas importantes durante una auditoría anual de rutina de las finanzas del condado.
Uno de los temas de interés es que el curso perdió $333,000 en utilidad operativa en 2012.
Además, la auditoría externa, realizada por McGladrey, LLC, informó “deficiencias significativas” en el control interno relacionado con la segregación de funciones de recibos de efectivo en Shiloh Springs.
“No se realizó una conciliación independiente entre el efectivo recibido por el departamento de tesorería del campo de golf y las ventas registradas en el sistema de punto de venta en el campo de golf”, escribieron los auditores externos en el Anexo de Hallazgos y Costos Cuestionados, que está disponible en el sitio web del auditor del condado de Platte en www.co.platte.mo.us/county_offices_departments/auditor.html.
El informe continúa afirmando que “los mismos empleados que recolectan los recibos de efectivo en el campo de golf brindan un resumen de las transacciones de ventas al departamento de tesorería para registrar las transacciones de ingresos en el libro mayor general. Este resumen no es un informe generado a partir del sistema de ventas del campo de golf, sino que se prepara manualmente” y que “podrían ocurrir posibles incorrecciones materiales en los estados financieros, así como apropiación indebida de activos”.
¿Qué tan preocupantes son estas “deficiencias significativas”?
El informe proporcionado por McGladrey proporciona definiciones sobre el control interno sobre la información financiera. Una “deficiencia en el control interno” ocurre cuando “el diseño o la operación de un control no permite que la gerencia o los empleados… prevengan, detecten y corrijan declaraciones erróneas de manera oportuna”.
Una “debilidad material” puede ser una o varias de estas deficiencias “de tal manera que exista una posibilidad razonable de que una incorrección material en los estados financieros de la entidad no se prevendrá, detectará y corregirá oportunamente”.
Finalmente, una "deficiencia significativa", en este caso, las preocupaciones sobre el campo de golf, "es una deficiencia, o una combinación de deficiencias, en el control interno que es menos grave que una debilidad material pero lo suficientemente importante como para merecer la atención de los encargados de gobernancia."
El Informe Financiero Anual Integral producido por McGladrey LLC también mostró que Shiloh Springs ha operado con pérdidas en los últimos tres años fiscales. Esta pérdida en la utilidad de operación aumentó de $260,000 en 2010 a $333,000 en 2012.
Los flujos de efectivo utilizados en las operaciones aumentaron de $81.000 en 2010 a $134.000 en 2012 y los gastos de Shiloh Springs aumentaron un cinco por ciento ($43.600) en 2012 según el informe.
En una reunión de información pública en marzo de 2011, Brian Nowotny, director de parques y recreación del condado, dijo que el campo de golf se financia principalmente con el impuesto sobre las ventas de medio centavo aprobado por los votantes del condado. Una nota de bono que el condado debe sobre la propiedad no se pagará hasta 2018. Es entonces cuando el condado tiene programado realizar el último de sus pagos anuales de bonos de $450,000.
Nowotny dijo en ese momento que el curso no había alcanzado el punto de equilibrio financiero en los años anteriores y que un subsidio de $80,000 ayudó a cubrir la brecha en 2010. La auditoría externa también señaló que “la disminución general total en la posición neta de $71.886 es atribuible a la menor transferencia de fondos de actividades gubernamentales.”
“Ciertamente, no es una situación única para Shiloh Springs estar en una situación financiera negativa y ser desafiado con motivos y recuperación de costos”, dijo Nowotny sobre las circunstancias actuales.
“Desafortunadamente, ha sido una tendencia en Kansas City y el Medio Oeste durante la última década más o menos con campos de golf arrasados y cuando te encuentras con una mala racha como la que nos pasó el año pasado con la temperatura y las sequías, realmente lo convierte en un problema”. un reto. Estamos trabajando arduamente para tener un excelente campo de golf que los contribuyentes puedan ver que funciona bien y está en buenas condiciones y bien mantenido”.
Nowotny dijo que el departamento de parques ha estado trabajando para implementar cambios relacionados con la separación de funciones, las actualizaciones de software y las auditorías sorpresa recomendadas por los auditores externos y que también se eliminó un puesto de contabilidad.
“Eso es probablemente un beneficio de los comentarios del auditor externo”, dijo Nowotny. “Eso fue un recorte presupuestario. Estamos tratando de funcionar de la manera más ágil y eficiente posible, siendo capaces de consolidar las funciones dentro del personal. Creemos que estamos presentando resultados precisos para la auditoría todos los años”.
Para el informe de "deficiencias significativas en el control interno" del auditor independiente relacionado con Shiloh Springs, la "respuesta y acción correctiva" del condado enumera la implementación de auditorías de efectivo no anunciadas, que comenzaron en 2011, y una mejora en 2012 del punto de control del campo de golf. sistema de venta como esfuerzos hacia la resolución.
En 2013, la oficina del auditor también comenzó a realizar la conciliación mensual de los informes del sistema de punto de venta con los informes de la oficina del tesorero.
“El informe resumido de las actividades de ventas diarias y la entrega de los recibos de depósito en efectivo a la oficina del tesorero lo realiza el administrador del curso”, se lee en la sección de “respuesta y acción correctiva” del informe del condado. “Si bien en ocasiones, el gerente cobra dinero asociado con una transacción, existe una separación práctica de funciones. La realineación de funciones no es económicamente factible con un solo gerente y personal limitado a diario”.
También se determinó que el condado no cumplía con algunos estados financieros certificados que se publicaron en marzo de 2012 y marzo de 2013. En la "respuesta y acción correctiva", la respuesta del condado dice: "Para garantizar que el condado cumpla sus obligaciones estatutarias, la comisión ha contratado al auditor externo para que revise la precisión y la integridad de la información recopilada y proporcionada por el secretario del condado antes de que la comisión publique un estado financiero del condado revisado y corregido”.
Sin embargo, el panorama general para el condado fue positivo, ya que cerró 2012 con un aumento de $1,7 millones en el fondo general con un saldo de poco más de $10 millones y una posición neta total de $114,5 millones, que consiste principalmente en capital inversiones en activos. Los ingresos del condado aumentaron en $3,9 millones, de los cuales aproximadamente $2,5 millones provinieron de fondos de capital o subvenciones y $1,6 millones como resultado de aumentos en los ingresos por impuestos sobre las ventas. Los gastos del condado disminuyeron en $728,000. El presupuesto del fondo general se sometió a varias revisiones a lo largo del año y cerró con un aumento de $1 millones en las asignaciones (aproximadamente un aumento del cinco por ciento del presupuesto original de 2012), mientras que los ingresos presupuestarios reales cerraron el año en $19,1 millones.